CAPATAZ Ubicaciones (parte 1 de 2)

Hoy quiero compartir con ustedes algunos alcances y contenidos de CAPATAZ Ubicaciones, conocido anteriormente por muchos de nuestros revendedores y clientes como: Módulo de Ubicaciones.
Estaré organizando el tema en dos partes: en esta, la primera parte, les presento los modos posibles de gestión de stock con ubicaciones y algunos conceptos iniciales y estáticos. En la segunda parte, veremos más en detalle cada uno de los modos, su funcionamiento y los conceptos dinámicos relacionados con las acciones posibles en CAPATAZ Ubicaciones.
 

Introducción a CAPATAZ Ubicaciones

Este producto, como parte integrante de los productos CAPATAZ Software, cubre un aspecto especial de la logística de inventarios que todo ERP digno debe contemplar. Concretamente, nos permite gestionar el inventario de materiales, partes o productos (artículos en general) en múltiples depósitos y, en cada uno de ellos, puede adoptar o no la utilización de ubicaciones dentro del depósito.
 
En cada depósito entonces se pueden seleccionar entre 4 modos o maneras de gestión de stock con ubicaciones. En rigor, uno de los modos, el primero, es “sin ubicaciones”: CAPATAZ conoce qué y cuánto hay de cada artículo, incluyendo su número de Lote o Partida en el depósito, pero ignora la ubicación física dentro de él.
 

Conceptos Estáticos

Antes de presentar modos de gestión de stock con ubicaciones dentro del depósito, revisemos algunos conceptos para ubicarnos mejor, valga la expresión 🙂

• Depósito: lugar o área, física o imaginariamente contenida por los límites externos de un depósito, almacén, bodega, etc. Por ejemplo, podría ser un galpón, una sala o inclusive un edificio con varias plantas. Cuando decimos que algún Artículo X se encuentra en el Depósito Z, sabemos exactamente eso y nada más que eso. Es decir, sabemos que el artículo está dentro de ese depósito e ignoramos en qué lugar interno de este depósito Z está ubicado el Artículo X.
• Ubicación/Posición: es también un concepto de espacio físico pero ya delimitado y contenido dentro del depósito. Es un área o volumen de espacio interno del depósito, es una subdivisión del mismo. Normalmente hay varias ubicaciones en un depósito, desde algunas decenas a millares, según el caso, tamaño o complejidad. Con el concepto de Ubicación, ya podríamos decir que el Artículo X se encuentra almacenado en la Ubicación Y del Depósito Z. Siguiendo los ejemplos anteriores, también podemos decir que el artículo X está en el Ala Norte del Galpón, o en la estantería C de la Sala o en la segunda planta del Edificio. Las ubicaciones en CAPATAZ Software son multiartículo y/o multipartida. Pueden ser más complejas que una simple subdivisión dentro del depósito y esto nos lleva a otro concepto: Dimensiones/Subdivisiones.
• Dimensiones/Subdivisiones: cuando en el depósito hay más de un nivel de subdivisión de ubicaciones necesitamos poner en juego el concepto de Dimensión (o nivel de subdivisión). El caso más sencillo de subdivisión de un depósito es cuando se utiliza una sola Dimensión, es decir, cuando un único nivel de subdivisión nos basta para ubicar o conocer dónde está almacenado el artículo, como los ejemplos que veíamos en el punto anterior. Pero cuando la realidad o complejidad del depósito lo exige, podríamos necesitar más de una única coordenada para ubicar un artículo en el depósito. En CAPATAZ Ubicaciones podemos representar de 1 a 5 dimensiones por cada depósito. Con el concepto de Dimensiones ya contamos con otra u otras coordenadas adicionales para ubicar en dónde está el artículo X en el Depósito Z. Suponiendo 2 dimensiones en el Depósito Z, ahora podríamos decir que el Artículo X se encuentra en la posición/ubicación Y7 del Depósito Z; donde Y es la primer coordenada de la ubicación y 7 es la segunda coordenada de la ubicación. Y como explicamos antes, cada dimensión es un nivel de subdivisión adicional al anterior, lo cual significa que Y7 implica que el artículo X está en la coordenada secundaria 7 dentro de la coordenada principal Y. Un ejemplo de 3 niveles podría ser Y7IZQ, que nos dice que el artículo X se encuentra en IZQ (de izquierda) de 7 dentro de Y. Continuando con los ejemplos, el artículo X podría estar en NorA, es decir, el Sector A del Ala Norte del Galpón, o en C3, estante 3 de la estantería C de la Sala o en 2B, pasillo B de la segunda planta del edificio.
• Etiqueta/Rótulo de Asignación: es un atributo vinculado a cada ubicación que contiene el código del artículo que deseamos almacenar en dicha ubicación. Esto es simplemente una rotulación guía para el sistema o deseo de qué tipo de artículo queremos almacenar en dicha ubicación. Pero en la realidad, podremos colocar cualquier artículo en cualquier ubicación por restricciones prácticas y frecuentes en el espacio o ubicaciones disponibles en un depósito. Un ejemplo claro sería el depósito de un distribuidor de frutas que tiene, en principio, asignada toda el ala izquierda para Frutillas y toda el ala derecha para Duraznos. En su sistema rotulará al ala IZQ con el código del Artículo Frutillas y a la ubicación DER (el ala derecha) con el código del Artículo Duraznos. Pero puede ocurrir que en cualquier temporada de alta producción de algunas de estas frutas, por ejemplo Duraznos, recibamos cantidades extras a las esperadas y debamos entonces almacenar algunos de nuestros Duraznos en IZQ (que está casi vacía de Frutillas en la época de Duraznos).
• Espacio/Capacidad: es un atributo que CAPATAZ Ubicaciones introduce en cada ubicación para conocer el espacio, en rigor volumen, que puede albergar o contiene cada ubicación. Este valor se expresa en Metros Cúbicos (MT3).
• Tamaño/Volumen: es el atributo que CAPATAZ Ubicaciones agrega a cada artículo para poder indicar el tamaño o volumen aproximado que ocupa el artículo. Este volumen se expresa también en Metros Cúbicos (MT3) y supone un volumen bruto de espacio que ignora el factor de forma del artículo. Es decir, puede que el volumen neto de un artículo sean 0.05 MT3 pero en realidad dada su forma irregular o reglas de almacenamiento, apilabilidad, aproximación, etc. debamos indicar que ocupa 0.10 MT3, es decir el doble. Imagine por caso un Rodamiento a Bolilla típico, que su volumen neto sería el de un angosto cilindro hueco de 7 cm de diámetro exterior y 2 cm de ancho, deberíamos disponer de un volumen neto de 7 cm x 7 cm x 2 cm = 98 CM3, redondeando, unos 0.0001 MT3, que es sin dudas mucho más que su volumen neto.
• Ocupación: es el concepto que vincula cantidad de inventario de cada artículo con su tamaño en una ubicación determinada. En CAPATAZ Ubicaciones se expresa en %, es decir, CAPATAZ nos expresará el porcentaje de ocupación de cada ubicación respecto de los volúmenes de los artículos allí ubicados. Entonces, podríamos encontrar una ubicación con un 20% de ocupación, otra con un 73% de ocupación, algunas libres (0%) e inclusive otras con 100% de ocupación. Normalmente ocupaciones mayores al 100% denotan errores en la registración de los movimientos de ubicaciones o en la definición de los parámetros de Capacidad de la Ubicación o Volumen del Artículo.
• Áreas Especiales/o de Transición: son espacios físicos dentro del depósito donde se alojan transitoriamente los artículos recibidos antes de ser colocados en su ubicación definitiva o posteriormente de su recolección previa a un despacho, entrega o salida del depósito.

Los Modos de Gestión de Stock por Ubicaciones

Cada depósito en CAPATAZ Ubicaciones puede configurarse en los siguientes modos:

• Modo 1: como ya explicamos al inicio, este modo es el predeterminado para todos los Depósitos de CAPATAZ Ubicaciones y sólo conocemos si el Artículo está en tal o cual Depósito pero no sabemos dónde está dentro del mismo y tampoco podemos conocer su % de ocupación.
• Modo 2: se gestiona el depósito con múltiples ubicaciones pero con una única área especial o de transición tanto para los artículos recibidos como para los que esperan ser despachados. Esta única área especial se denomina “En Tránsito”. En cada ubicación podemos conocer el % de ocupación.
• Modo 3: se gestiona el depósito con múltiples ubicaciones con 2 áreas especiales  de transición, una de ellas dedicada a almacenar transitoriamente los artículos recibidos (Área de Recepción) y la otra dedicada a los artículos pendientes de entregar o despachar (Área de Despacho). En cada ubicación podemos conocer el % de ocupación.
• Modo 4: se gestiona el depósito con una única ubicación y una única área especial, la de Despacho. Es un modo intermedio que nos permite saber simplemente si el artículo está almacenado (dentro de la ubicación única) o está en el área de Despacho presto para ser entregado. No nos brinda las coordenadas exactas de la ubicación del artículo pero, aún así, nos da algo más de información que el Modo 1. Su gestión es muy sencilla y puede brindarnos el % de ocupación global. En este modo, todo el stock de artículos que ingresa al depósito es autoubicado por CAPATAZ en la mencionada ubicación única.

En la próxima entrega pondremos en movimiento estos conceptos para descubrir la dinámica del funcionamiento de CAPATAZ Ubicaciones.
 

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Mauricio Ulla

CEO at CAPATAZ Software

Es Analista en Sistemas y Licenciado en Administración de Empresas. En 2013 culmina su formación en el programa de estudios internacionales ECLA dictado en The Jerome A. Chazen Institute of International Business at Columbia Business School, Columbia University (NY, USA). Desde hace más de 25 años se especializa en el desarrollo y comercialización de software para la toma de decisiones empresariales.

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